Archivo: concepto, tipos y funciones

Tanto las empresas públicas como las privadas realizan transacciones diversas, que originan registros en forma de albaranes, facturas y pedidos entre otros. Muchos de estos documentos requieren ser conservados de forma ordenada y sistemática, con el fin de que puedan ser localizados rápidamente cuando sea necesario por cualquier circunstancia.

A veces obviamos el hecho de que el archivo dentro de una empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recogen todos los documentos de interés para la empresa.

Concepto de archivo

Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.

Si atendemos a la frecuencia de consulta del archivo, lo podemos clasificar en:

Archivos activos: Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

¿Por qué es imprescindible el archivo en una empresa?

  • Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial.
  • Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos que se generan con la actividad del negocio.

¿Cuáles son las normas que regulan la conservación de documentos?

En ocasiones guardamos muchos documentos durante mucho más tiempo del que deberíamos por miedo a tirar, a continuación veremos los periodos de tiempo obligatorios para cada tipo de documento:

Libros Oficiales

  • Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas.
  • Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo.
  • Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión.

Documentación Mercantil

  • Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.
  • Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y después los destruye.
  • Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales…Se conservan de manera indefinida.

Documentos Socio-laborales

  • Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.
  • Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de seguros sociales.

Entonces, ¿cuáles son las verdaderas funciones del archivo?

Las funciones del archivo dentro de una empresa son las siguientes:

  • Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa
  • Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima rapidez posible a la hora de localizarlos
  • Cumplir con las disposiciones legales

¿Cuáles son las condiciones de un buen archivo?

En primer lugar hemos de tener en cuenta que para una organización apropiada de los documentos de una empresa, lo primero es querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.

Un buen archivo debe cumplir las siguientes características:

  • Fácil de usar por cualquiera
  • Rápido, que no tardemos más de unos minutos en encontrar lo que buscamos
  • Flexible, debe permitir oscilaciones sin crear grandes dificultades
  • Seguro, que los documentos no se deterioren
  • En resumen, rentable

 

Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas, aún se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines…

El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lo lógico es pensar en la economía del tiempo y del espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación.

Recordad que aunque a simple vista nos parezca todo lo contrario, el tiempo que dediquemos a tener un archivo organizado y útil, no es tiempo desaprovechado. Es importante que archivemos a diario, ya que si vamos acumulando documentos día tras día, la labor que podemos hacer a diario en tan sólo unos minutos, puede llevarnos horas o incluso días.

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